Accompagnement pour le choix, l'intégration et la migration des ERP et des données dans les entreprises
Un logiciel de gestion intégré (ERP) est un système informatique conçu pour aider les entreprises à optimiser leurs processus métiers , incluant la gestion commerciale, la logistique, la comptabilité, les ressources humaines, la production, la chaîne d'approvisionnement, les ventes et les achats. Il offre une vision unifiée des opérations et assure une source unique de données fiables.
Quels sont les différents types d'ERP ? (Enterprise Ressource Planning)
Il existe une multitude d'ERP ( ou PGI Progiels de Gestion Intégré) que nous pouvons classer en 3 catégories pour simplifier.
Les ERP métiers
Spécialisés dans un seul domaine d'activité ils répondent à des processus et des exigences spécifiques aux besoins du secteur d'activité (négoce, services, transport, industrie, gestion d'un magasin, agriculture etc...).
Les ERP généralistes
Ils s'adaptent à presque toutes les entreprises avec un noyau de fonctionnalités par défaut qui répond à 90% des besoins. Nous pouvons citer comme exemple SAGE, EBP, Divalto, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Sellsy, Axonaut.
Les ERP sur-mesure
Développés en interne ou par un prestataire ils sont conçus autour des processus de votre entreprise. Ils répondent exactement aux attentes mais peuvent être complexe à maintenir dans le temps car il faut maintenir les compétences.
Vous pouvez également combiner à cela 5 facteurs importants qui interviennent dans l'identification des objectifs.
L'intégrateur (ou l'éditeur) est il en mesure de vous apporter une expertise métier sur l'intégration de votre processus dans le logiciel ?
Mes équipes disposent-elles de temps suffisants pour supporter cette migration ? Qui portera ce projet d'entreprise et sera formé ?
Y'a-t-il des interfaces avec d'autres logiciels ? CRM, Site Web E-commerce, Outil de BI, comptabilité, EDI, GED ?
Quelles sont les données à reprendre de mon ancien système ? Y'a-t-il des développements spécifiques essentiels ?
L'aspect technique : où sont hébergées les données, est ce que le logiciel est une webApp, dans le Cloud, faut-il prévoir des serveurs ?
Conclusion : Sans un minimum d'analyse métier il est prétentieux de déclarer qu'un logiciel ERP sera plsu adapté qu'un autre pour répondre aux besoins essentiels de votre entreprise. Chaque type d'ERP dispose de son lot d'avantages et d'inconvénients : adaptabilité à vos équipes, personnalisation, reprise de données, interopérabilité.
Pourquoi faire appel à un consultant indépendant freelance AMOA pour son ERP ?
L'ERP est au centre des processus métiers d'une société et au cœur du système d'information. C'est une brique indispensable et sensible qui peut décider de l'avenir d'une société. Le choix est donc très engageant, aussi bien pour les équipes, que pour l'organisation toute entière.
Un ERP est d'une grande complexité, même si vous avez l'impression que vos processus son "standard" il y a toujours des spécificités liées à votre façon de faire, votre organisation et vos exigences.
Le consultant externe, dont c'est le métier, viendra vous épauler par son expérience dans la mise en place et la migration de système de gestion. Il saura vous expliquer les choix qu'il faut faire en fonction de votre situation et de votre intégrateur.
Il connaît également les tarifs qui se pratiquent sur le marché des de ces outils en regard des fonctionnalités mises à disposition. Vous êtes assuré de payer le bon prix.
Il parle le même langage que l'éditeur et l'intégrateur : les échanges pourront être traduits entre client et fournisseur et les difficultés rencontrées pourront être solutionnées en accord avec les deux parties.
Il est votre parternaire et votre conseil pour prendre des décisions stratégiques sur votre système d'information. Il peut également être votre DSI à temps partagé
L'importance du facteur humain dans une intégration d'ERP
Intégrer toutes les parties prenantes
Un changement d'ERP affectera toute l'organisation de votre structure, et même vos clients parfois; il faut identifier et communiquer auprès de ces personnes : en amont avec les objectifs et au fil de l'eau de l’avancement et des prochaines étapes du projet.
La direction en premier lieu. Elle doit défendre le projet auprès des managers, des BU, des utilisateurs. Elle doit également le considérer comme stratégique pour le développement de la société et allouer les ressources nécessaires au bon déroulement.
Les responsables métiers, manager, responsables de services : leur rôle sera primordial auprès des utilisateurs pour faire adhérer leur équipe au projet et lever les doutes.
La direction informatique si elle existe pour répondre aux problématiques techniques de migration de données, d'interface entre outils, de base de données...
Les utilisateurs finaux via les managers : ils doivent comprendre que la mise en place d'une nouvelle solution de gestion et de comptabilité nécessite un retour de leur pat car certains éléments ne pourra être totalement testé que lors de la mise en en production
Qui doit porter un projet de migration d'ERP ?
La plupart du temps c'est une collaboration entre la direction informatique et les responsables métiers. Ils sont le moteur du projet et remontent au chef de projet les données qui lui permettent une mise en place de la solution facilitée dans le système informatique.
Le chef de projet désigné doit avoir une forte appétence organisationnelle car ce sont souvent des projets longs, et une excellente communication avec tous les acteurs pour ordonnancer toutes les étapes avec les bons interlocuteurs. Il est en général issu des métiers avec des compétences IT.
Opter pour un consultant freelance indépendant pour piloter votre projet de migration ERP est un avantage : des équipes plus disponibles et qui ne se perdent pas dans un projet complexe ; une responsabilité pleinement assumée; un suivi de projet basé sur des expériences similaires; des prises de décisions rapides et moins couteuses; une garantie de réussite du projet.
Le choix du prestataire est il aussi important que celui du logiciel ?
Clairement oui ! La capacité à la société qui vous vend le système de gestion est au moins aussi importante que les fonctionnalités du logiciel.
- Une expérience dans votre domaine métier pour vous épauler sur vos processus.
- Des consultants techniques et des consultants erp disponibles
- Un service de support N1 accessible rapidement (par téléphone) et une esacalade N2/N3.
- Des garanties de temps d'intervention (GTI) et de rétablissemnt (GTR)
- Une road map (feuille de route) du logiciel ERP avec des montées de versions
- Une situation financière stable et une vision à long terme
Les grandes étapes d'un projet de migration ou d'intégration d'ERP
- Audit et spécification : choix du prestataire et du logiciel. Un cahier des charges simple suffira dans un premier temps pour faire une pré-sélection. La short-list des solutions sera mise en compétition avec les budgets et les fonctionnalités plus complexes
- Choix du partenaire et de la solution : planification et choix de la méthode de projet (agile type scrum, cycle en V)
- Constitution de l'équipe projet : utilisateurs référents, chef de projet, responsables métiers, profils des intégrateurs et disponibilités
- Dans le cas d'un développement sur mesure, rédaction des spécifications détaillées (si scrum alors réalisation d'user stories)
- Phase de BUILD (conception) : découpé en plusieurs étapes c'est le moment ou on travaille avec l'intégrateur pour la mise en place et commencer à tester avec un jeu de données issu de la production
- Phase de test/recette : les utilisateurs, et responsable métiers testent l'application sur des opérations et des processus de production
- Phase de RUN : c'est le lancement du projet en production; si possible avec certains utilisateurs dans un premier temps (avec formation). Durant plusieurs mois il y aura sûrement beaucoup d'aller retour pour régler des fonctionnalités qui n'avaient pu être testées dans la phase de recette.
- Phase de correctifs et de maintenance. Nous sommes en production, tous les utilisateurs sont migrés et les responsables métiers répondent à leurs questions. Le logiciel évolue et de nouvelles fonctionnalités arrivent tous les ans.